ZABLUDE U PRAKSI VEZANE ZA FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLU

Prva zabluda jeste da FUK-om treba da se bavi samo služba finansija. Sistem finansijskog upravljanja i kontrole je standard EU, u vezi sa tim je i sam naziv preveden sa engleskog jezika -Financial Management and Control. Neke od okolnih zemalja su prilikom prevoda izostavile deo “finansijsko” jer stvara zabunu da se ova obaveza tiče samo službe finansija kod korisnika javnih sredstava. U skladu sa Priručnikom za FUK koje je propisalo Ministarstvo finansija, u proces uspostavljanja sistema finansijskog upravljanja i kontrole potrebno je da budu uključeni kako    rukovodioci ostalih organizacionih jedinica, tako i zaposleni.

 

 

Još jedna od zabluda jeste da šef finansija ne može da bude imenovan za rukovodioca za finansijsko upravljanje i kontrolu i da bi to bio sukob interesa. Samo INTERNI REVIZOR NE MOŽE da bude imenovan za rukovodica za fuk.

 

 

Neretko se dešava da korisnike reč “sistem” (sistem finansijskog upravljanja i kontrole) asocira na aplikaciju ili informacioni sistem, ali u ovom slučaju to jeste još jedna zabluda. Finansijsko upravljanje i kontrola je sistem politika, procedura i aktivnosti koje uspostavlja, održava i redovno ažurira rukovodilac korisnika javnih sredstava, a kojim se upravljajući rizicima obezbeđuje uveravanje u razumnoj meri da će se ciljevi korisnika javnih sredstava ostvariti na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način, kroz: 1) poslovanje u skladu sa propisima, unutrašnjim aktima i ugovorima; 2) potpunost, realnost i integritet finansijskih i poslovnih izveštaja; 3) dobro finansijsko upravljanje i zaštitu sredstava i podataka (informacija).

 

Zaposleni često izbegavaju imenovanje rukovodioca za finansijsko upravljanje i kontrolu iz straha da će time oni dobiti obavezu da kontrolišu sve zaposlene. Obaveza rukovodioca fuk je da koordinira aktivnosti uspostavljanja i održavanja sistema finansijskog upravljanja i kontrole.

 

 

 

Još jedna od zabluda sa kojima smo se u praksi susretali jeste da klijent smatra da je uspostavio sistem poslavši izveštaj Ministarstvu finansija, jednostavno se meša obaveza uspostavljanja sistema sa obavezom podnošenja izveštaja za FUK. Izveštaj za FUK je vid izveštavanja o tome u kojoj ste fazi uspostavljanja sistema za FUK. Obaveza KJS (korisnika javnih sredstava) je i da uspostave i održavaju sistem i da o tome izveštavaju CJH Ministarstva finansija.

 

 

 

Sledeća  zabluda sa kojima smo se u praksi susretali jeste da klijent smatra da ne treba da podnosi izveštaj ukoliko nije uspostavio sistem finansijskog upravljanja i kontrole, jer “nema šta da napiše”. Svi korisnici javnih sredstava su u obavezi da podnesu izveštaj za FUK, bez obzira na to da li su uspostavili sistem ili ne.

 

 

 

Zabluda 7.  jeste da korisnici javnih sredstava koji se finansiraju od sopstvenih prihoda, kao što su javna preduzeća, nemaju obavezu da uspostave sistem finansijskog upravljanja i kontrole. Svi korisnici javnih sredstava su u obavezi da uspostave sistem finansijskog upravljanja i kontrole, bilo da se finansiraju iz budžeta ili od sopstvenih prihoda.

 

 

Jedna od najvećih zabluda jeste da se poslovni procesi izradjuju po zaposlenom, da svaki zaposlenimora da ima “svoje” procedure, kao i da broj zaposlenih odredjuje cenu i obim posla. Poslovni proces je logicki povezan sled aktivnosti i kontrola, sa definisanim rizicima koji mogu ugroziti ostvarenje cilja poslovnog procesa. Dakle u poslovnom procesu učestvuje više radnih mesta, nekad čak i službi. Za svaku aktivnost je delegirana odgovornost nekom sistematizovanom radnom mestu. Tako da broj veći broj izvršilaca na nekom radnom mestu nikako ne utiče na povećenje obima posla, niti na definisanje cene, niti definiše sam obim posla.

Veoma je važno shvatiti da broj izvršilaca na jednom radnom mestu ne utiče na broj poslovnih procesa koje je potrebno mapirati, opet iz razloga što zaposleni na istom radnom mestu imaju isti opis posla, s toga i jeste povećan broj izvršilaca na tom radnom mestu, u suprotnom bi bili na različitim sistematizovanim radnim mestima.

 

 

 

Zabluda 10 je velika zabluda u kojoj se KJS nalazi, i to ne samo svojom krivicom! BROJ ZAPOSLENIH NE UTIČE NA CENU! Klijenti često misle da ukoliko njihova ustanova ima samo nekoliko zaposlenih usluga treba da košta veoma malo u odnosu na istu ustanovu koja ima veći broj zaposlenih, ili ukoliko ima mnogo zaposlenih da to opravdava veoma visoku cenu. FUK dokumentacija nije sistematizacija, nije ni opis poslova za svakog zaposlenog i svakako se ne naplaćuje po zaposlenom jer se ni obim posla ne utvrđuje po broju zaposlenih! Cenu i obim posla određuje delatnost i broj poslovnih procesa koja je potrebno mapirati, jer poslovni proces ima svoje aktivnosti koje se definišu bez obzira na to da li te poslovne procese izvršava manji ili veći broj zaposlenih.


Proces NIJE isto što i aktivnost! Proces je niz logički i hronološki povezanih aktivnosti, uključujući i kontrole. Kada dođe do zabune kao što je ova i kada se poistoveti pojam proces i pojam aktivnost, to rezultira sačinjavanjem prevelikog broja poslovnih procesa koje nemaju smisla i nisu upotrebljive, a ishod je previše utrošenog vremena za sačinjavanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole koji je neadekvatan.

 

 

 

Veoma je važno shvatiti da je uspostavljanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole proces za koji je neophodno izvesno vreme i sistem nikako ne može biti uspostavljen u veoma kratkom roku. Takođe, jednom uspostavljen sistem ne podrazumeva okončan proces, već zahteva kontinuirano održavanje, ažuriranje dokumentacije u skladu sa novonastalim promena i upravljanje rizicima.

 

 

Ovo je još jedna od velikih zabluda i neretko se dešava da korisnici sistematizuju radno mesto rukovodioca za FUK. Rukovodilac za FUK ne treba da bude sistematizovano radno mesto, dok je za internog revizora potrebno sistematizovati radno mesto.